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手順書は3割でいい マニュアルを仕事以外に家事や家庭に導入してみては?

 

唐突ではありますが、

 

手順書(マニュル)を家事や家庭に導入してみてはいかがでしょうか?

 

例えば、食器を洗うにしても①なんの洗剤で②どのくらいの量で③洗うときは水を止めるのか貯めるのか④食器の乾燥の仕方⑤食器の場所の戻し方 と手順を記入していきます。

(できたら全て写真付きで)

 

 

これが出来たら、自分(奥さん)がやらなくても、旦那さんでもお子さんでも友達でもできるようになりますね!

しかも、できるだけ普段やっている通りに!

メールやラインやメモ帳を活躍させてもいいかもしれません!

 

 

こう思ったきっかけは仕事のことです。

 

「手順書は3割書けていればいい」

これは以前、社長に言われた言葉です。

今まで働いた中で一番忙しかった時に言われました。

 

その時には、3割なんて作ったってしょうがないじゃない!

9割くらいの出来じゃないと初めての人は出来ないよ!

 

なんて思ったりもしましたが、その言葉を信じて徐々に作っていきました。

仕事は多岐に渡りますが3割でいいんだから全体(100%を全て3割つくろう!)という感じで、3割のクオリティなら案外簡単にできます。

 

例えば、年に1度しかない業務もたくさんあります。

 

エクセル名に「○○手順書(1年に一度 ○月)」

○月に~があって~を作って誰に印鑑をどこにもらってどこに送る。その際に、PDFでどこに保存する。保存先のURLはここ。と飛べるようにしておくだけでもいいと思います。

 

時間ができた時や余裕があるときには内容を肉付けしたりします。

 

時間が無い中で手順書を作ると何が起こるかといいますと、まず仕事時間がちょっと増えます(笑)

パソコンの画面をコピペしたりPDFをとったりしながら文章を書いていくので。

 

しかし、次に同じ作業をする際はとっても楽になっています。

こなせるスピードも思い出せるスピードも速いです。結果、効率的です。

 

次にその手順書を見て同じように仕事が出来るようになる人が増えます!

手順書があれば教える側も教えられる側も構えずに、ごきげんで仕事が出来ます!

そして、自分の目線では分からなかったことをその人に教えてもらうのです!

レイアウトとか、文の書き方とか、この方が分かりやすいよ!伝わりやすいよ!ってこれは意外な盲点です!さらにもっといいものが出来上がります!

 

時間に余裕ができだすと、その手順書を分類別にフォルダ分けしてその中に各エクセルの元となるシートを作ります。

 

例)経理業務  手順書 一覧

 

その一覧に手順書名と番号を書いたりします。

あと、作成日と改定日も書いていきました。

 

例)私のような事務員なら

 

○経理業務

○労務業務

○庶務業務

○その他

 

このような感じで大まかに業務を分けて全体を8割くらいの出来の手順書を作成して異動になりました。

異動してみて分かったのはやっぱり手順書が無いと不便で非効率だということ。

口頭で一度説明されてもチンプンカンプンです…。一生懸命メモをとりますが…。

 

私の後任の方は「こんなに手順書を作ったなんて凄い!分かりやすい!初めてでもできる!」と言ってくださりました。

 

手順書がしっかりあれば引き継ぐのも自分の気持ちもとても楽です!

時間が経って少し忘れても手順書を見れば思い出しますし、分かります。

結果とそれに至るプロセスが書いてあるのでゴールも分かりやすいです。

 

異動先でもまず、自分のために、そして次の方のために手順書を作っていこうと思います!(^^)

 

あっ、100%の手順書作成すると、業務のやり方が変わったりしたときに直すのは面倒ですが簡単な手順書ならさっと直せます!

まず、3割から始めてみませんか?

  

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